Ustalenia związane z formułą pracy grupowej podjęte podczas przygotowań do niej są bardzo istotnym czynnikiem powodzenia przyszłej współpracy.

Etap planowania pracy grupowej może przebiegać bardzo podobnie do planowania realizacji projektu. Po pierwsze, warto zastanowić się i wspólnie przyjąć, co jest celem i jakie mają być rezultaty pracy zespołu (znajomość i zrozumienie dla wspólnych celów jest bardzo ważne, bo pozwala ludziom identyfikować się z nimi).

Następnie należy zaplanować krok po kroku jak ten proces będzie przebiegał.

Zanim zaczniemy pracę warto ustalić:

• jaki jest podział ról (kto jest odpowiedzialny za jakie zadania, kto koordynuje całość procesu)?
• z jakich narzędzi internetowych ułatwiających pracę będzie korzystała cała grupa?
• jak będzie wyglądała komunikacja między nami (kto z kim uzgadnia jakie kwestie i kto komunikuje całej grupie finalne ustalenia)?
• jakim harmonogram pracy przyjmujemy?

Na koniec warto również porozmawiać o ryzykach i pomysłach na radzenie sobie z nimi. Na przykład, co się dzieje, gdy ktoś nie wywiąże się z terminu.

Niestety większość zaawansowanych narzędzi internetowych jest dostępna tylko w języku angielskim - wówczas przyda się internetowy translator taki jak ten: https://translate.google.com/

Jest jednak już kilka programów, które mają swoje polskie wersje językowe i jest to cały pakiet narzędzi Google.

Sukces we współpracy grupowej opiera się na kilku kluczowych elementach opisanych poniżej.

1. Czas:

• warto zadbać o określenie dyspozycyjności poszczególnych osób - wówczas wszyscy mają jasność czego mogą się spodziewać;
• warto ustalać "deadline'y" (czyli konkretne, dzienne ostateczne terminy realizacji poszczególnych zadań), ale jednocześnie pamiętać, aby przewidzieć margines na wszelki wypadek;
• ważne jest otwarte komunikowanie problemów z utrzymaniem rygoru czasowego - wówczas wspólnie można szukać rozwiązań;

2. Podział zadań:

• bardzo istotny jest sprawny koordynator, który zarządza realizacją zadań (przydziela je, koordynuje w czasie itp.);
• ważna jest również elastyczność czasowa uwzględniająca margines błędu;
• kluczową rolę gra monitorowanie realizacji zadań, co umożliwia odpowiednio wcześniej reagowanie na pojawiające się problemy (np. przesuwanie zadań w czasie lub pomiędzy osobami);

3. Koordynator / lider:

• daje poczucie bezpieczeństwa, ale też dba o realizację celu (przypomina go całej grupie);
• ważne jest zrozumienie jego funkcji - tego, że koordynuje realizacje zadań, a nie robi wszystko za innych;
• rozdziela zadania i monitoruje ich realizację;
• pamięta o terminach;
• dba o członków zespołu;
• dostaje wsparcie od grupy;

4. Komunikacja:

• kluczowe jest wspólne zrozumienie celu i procedur - warto je przypominać;
• właściwe narzędzia internetowe sprzyjają niwelowaniu nieporozumień dotyczących terminów, podziału zadań itp.

Poniżej znajdziesz listę narzędzi, które mogą pomóc koordynatorowi i zespołowi we wspólnej pracy.