Pierwsze, co musiałam ustalić, to swoje potrzeby w tym zakresie. Wymyśliłam, że celem utworzenia konsorcjum jest tworzenie wspólnej polityki gromadzenia i udostępniania zbiorów, rozszerzenie oferty bibliotek dzięki wzajemnej współpracy oraz wymiana doświadczeń.

W ramach tworzenia konsorcjum zaplanowano 2 spotkania: pierwsze z nich odbyło się 04.07.2013r. w Krakowie i zostały na nim omówione wstępne założenia współpracy. Kolejne planowane jest na koniec roku 2013 w Szczecinie i na nim konsorcjum zostanie ukonstytuowane, jeśli taka będzie wola zgromadzonych.

Na miejsce pierwszego spotkania wybrałam krakowską Artetekę, bo po wstępnych rozmowach z Marią Cibicką, która tam pracuje, wiedziałam, że jej dyrekcja będzie zainteresowana udziałem w konsorcjum. Poza tym Kraków jest zagłębiem bibliotek artystycznych, przez co założyłam, że w efekcie da to większą ilość osób obecnych na pierwszym spotkaniu. Ostatnim ważnym argumentem było to, że Maria, która znajduje się na miejscu, będzie bardzo pomocna w przygotowaniach organizacyjnych (kwestia przygotowania sali, sprzętu, cateringu).

Na tym etapie przygotowań zgłosiłam wniosek do FRSI w sprawie wizyty studyjnej. Tu muszę dodać, że w dalszych pracach bardzo przydatne okazały się rekomendacje, które otrzymałam.

Następnie musiałam zbadać potrzeby środowiska, tzn. czy to tylko ja widzę potrzebę wspólnego działania, czy jest taka potrzeba również po stronie innych bibliotek.

Długie i żmudne godziny spędziłam na tworzeniu bazy mailingowej potencjalnie zainteresowanych bibliotek artystycznych. Uwzględniłam nie tylko naukowe, ale też muzealne i inne, aby konsorcjum miało dość przekrojowy zasięg. Równocześnie musiałam dokonać pewnej selekcji, zastanowić się na przykład, na ile może to dotyczyć na przykład bibliotek liceów muzycznych i plastycznych. Ostatecznie w mojej bazie nie uwzględniłam bibliotek szkolnych, choć nie wykluczam otwarcia się na nie.

Opracowałam ankietę, z którą można zapoznać się tu:

https://docs.google.com/forms/d/1_b2cgyZ163TXmho3YwJd8JclEXFBMdAauKSLOdxXU6Q/viewform,

a którą wypełniło 16 instytucji, zaś jej wyniki można zobaczyć tu:

https://docs.google.com/forms/d/1_b2cgyZ163TXmho3YwJd8JclEXFBMdAauKSLOdxXU6Q/viewanalytics

Ankieta została rozesłana drogą elektroniczną do instytucji z mojej listy mailingowej. Wysłałam ją dwukrotnie – najpierw 1,5 miesiąca przed planowanym spotkaniem, potem ponownie po 2 tygodniach. Byłam mile zaskoczona dużym odzewem. Ludzie dopytywali o szczegóły drogą mailową oraz telefonicznie, podsyłali informacje zaprzyjaźnionym instytucjom. Ostatecznie w rozmowach brało udział 16 osób z 13 instytucji. Zainteresowane sa też inne biblioteki, nieobecne na spotkaniu.

Opracowałam ramowy program spotkania.

W ramach wizyty studyjnej na dzień kolejny, 5 lipca, zaplanowałam spacer szlakiem krakowskich bibliotek, podczas którego odwiedziliśmy wybrane biblioteki.

Program to oczywiście tylko zarys, na którym chciałam bazować. Główny trzon spotkania zajęła rozmowa, podczas której lepiej poznaliśmy swoje potrzeby i swoje biblioteki oraz wspólne oczekiwania co do konsorcjum.

W zadbaniu o kwestie organizacyjne pomogła mi nieoceniona Maria Cibicka, która przygotowała salę, sprzęt i pomoce do prowadzenia spotkania, catering oraz znalazła mi niedrogie miejsce noclegowe, a także pomagała w wyszukiwania instytucji chętnych do współpracy.

Spotkanie rozpoczęło się zgodnie z planem, w samo południe. Jeszcze przed jego rozpoczęciem miały miejsce rozmowy kuluarowe. Wbrew moim obawom, nie była to jednostronna wypowiedź. Po mojej krótkiej prezentacji siebie, swojej instytucji i pomysłu na konsorcjum, do czynnej rozmowy włączyła się większość zebranych. Oprócz wpólnego wskazania płaszczyzn porozumienia, na których już działamy wszyscy (jak wymiana i dublety) i akceptacji moich pomysłów na wspólny zakup baz, czy dzielenie się doświadczeniami (aż 4 z obecnych bibliotek, to instytucje bardzo młode) pojawiło się też kilka dodatkowych pomysłów, a mianowicie idea wspólnych działań na froncie digitalizacji (wszyscy bowiem mamy problem z prawami autorskimi w odniesieniu do specyficznych zbiorów, które mamy) oraz silnie zarysowana potrzeba stworzenia wspólnej platformy internetowe, która prezentowałaby nasze zbiory, katalogi, zasoby online i inne uzyteczne informacje.

Bardzo mnie cieszy fakt, że na zwiedzenie Arteteki na koniec spotkania zdecydowali się niemal wszyscy uczestnicy spotkania. A jeszcze bardziej, że do zwiedzania bibliotek na drugi dzień dołączyły również 2 osoby, choć zakładałam, że pewnie nikomu sie nie będzie chciało. A jednak :)